ما هو دور موظف الشحن ؟

يعتبر كادر العمل في شركة الشحن هو رأس مال الشركة الرئيس، فتميز وإمكانيات الكادر يؤهل الشركة لتنمو نحو قمة النجاح بيُسر، فتنظيم عملية شحن البضائع مهما اختلفت أماكن توصيلها مهمة ليست سهلة مطلقاً، فالحفاظ على صداقة العملاء وكسب ثقتهم تعتمد على عاتق إتمام عملية الشحن وفق ما يتمنى العميل.

نبدأ برأس الهرم وهو مدير الشحن، والذي تتمثل وظيفته في استخدام البرامج المختلفة لتتبع الطلبات والتحقق منها، ومن ثم تحديد أولوياتها وتوجيهها، وصولاً إلى إدارة جميع المستندات المهمة مثل إشعار الشحن المتقدم والاختيار المتاحة ومستندات الشحن، وكذلك توجيه فريق العمل، والتحضير إلى الشحن.

هذه الوظيفة بحاجة إلى شخص قادر على المهارات التحليلية ، وإمكانية تنظيم المهام بأسلوب سليم والتواصل مع الشخصيات المختلفة، لتحقق عملية الشحن.

يتولى مدير الشحن بعض المهام الوظيفية، والتي تتمثل بهذه المهام:

·       استخدم برامج تمكنه من تتبع الطلبات والتحقق منها

·       إدارة جميع المستندات المهمة  

·       توجيه فريق العمل والتحضير إلى الشحن

·       فحص المواصفات ومراجعة الباركود وغيرها من الميزات التابعة للمنتجات

·       الإشراف على قسم الشحن وتقديم الاقتراحات لتحسين أداء الفريق

·       متابعة الميزانيات المتاحة والتكاليف

·       التعاون مع المستودعات والمشتريات والمديرين الآخرين لتحسين العمليات

·       تقديم الحلول للمشكلات المتعلقة بطلبات الشحن

·       تطبيق اللوائح القانونية وسياسات المؤسسة

·       إعداد التقارير الدورية وتقييم الأداء

أما عن المهارات الواجب توافرها في مدير الشحن، تتمثل في:

·       معرفة واسعة بالإجراءات اللوجستية

·       القدرة على استخدام البرامج الخاصة بمستندات الشحن  

·       اجادة مهارات استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس بالخصوص برنامج إكسل

·       القدرة على إعداد الميزانية والتقارير الدورية

·       امتلاك مهارات إدارية لأجل توجيه وقيادة فريق العمل

·       القدرة على تنظيم المهام وترتيبها

·       القدرة على متابعة التفاصيل وتقديم الحلول المناسبة للمشكلات

أما عن باقي أفراد كادر العمل في شركة الشحن، يتمثل في موظفي الشحن والذين بدورهم يقومون بتنظيم عملية شحن كل أنواع البضائع محلياً و عالمياً، ويقع على عاتقهم تخليص كل انواع المراسلات الشفوية و التحريرية ذات الصلة بعملية الشحن.

وهذه جملة المهام التي توكل لموظف الشحن، تتمثل في:

·       حساب تكاليف وكميات الشحن، والضرائب الجمركية والتأمينات

·       تنظيم وسائل الشحن  

·       تخطيط و تنسيق خطوط و طرق الشحن ومواعيدها، بإشراف من مدير الشحن

·       الاشراف على شحن وتفريغ البضائع

·       الاتصال الدائم مع السائقين اثناء النقل، بواسطة الهاتف النقال أو اللاسلكي

·       الاتصال بالزبائن

·       حفظ المستندات, القوائم، الجداول و الدوريات